FAQ

Måste man spara alla kvitton?

...eller Arkivering av bokföringsmaterial
Det korta svaret är att Ja, du måste spara papperskvittot i minst 3 år.

Utlägg
Det kvitto (verifikation) som den anställde/motsvarande tar emot är föreningens och ska hanteras på samma sätt som om föreningen självt gjort inköpet. Tar den anställde emot ett papperskvitto, ska papperskvittot lämnas till föreningen som ska spara det under arkiveringstiden. Är kvittot i elektronisk form, ska föreningen spara det i elektronisk form.

Överföring
Om föreningen däremot först tar emot kvittot/leverantörsfakturan i pappersform och sedan fotograferar eller scannar underlaget, innebär reglerna i bokföringslagen att även det ursprungliga papperskvittot ska sparas i tre år. Föreningen tar då inte emot underlaget i olika form utan överför det till annan form.

Kvitton och Leverantörsfakturor
Om föreningen tar emot kvittot/leverantörsfakturan i både pappersform och elektronisk form i nära anslutning till varandra, får föreningen välja i vilken form det ska sparas. Det innebär att om föreningen har valt att presentera och spara kvitton i elektronisk form så behöver inte papperskvittot sparas.

Fakturor föreningen skickar
Kundfakturor ska bevaras i det skick de fick när de sammanställdes. En förening som både upprättar och presenterar kundfakturor elektroniskt ska spara fakturorna i elektronisk form. Om föreningen upprättar kundfakturorna elektroniskt men presenterar dem i pappersform i sin egen bokföring, ska fakturorna sparas i pappersform.
Skyldigheten att spara bokföringsmaterial upphör inte förrän arkiveringstiden gått ut – oavsett om verksamheten finns kvar eller inte.
Idrottsservice tillhandahåller inte tjänsten arkivering utan rekommenderar att föreningen vänder sig till närliggande Folkrörelsearkiv.